Teorie v praxi

V této sekci se zaměříme na klíčové teoretické základy projektového managementu, které si osvěžíme, a doplníme je o jejich praktické využití v reálném světě. Teorie vám pomůže pochopit základní principy a rámce, ale v praxi je klíčové vědět, jak je efektivně aplikovat. Projektový management není jen o akademických pojmech, ale především o schopnosti přizpůsobit se každodenním výzvám a efektivně vést projekty. Tento prostor vám poskytne praktické příklady, návody a tipy, jak přenést teorii do praxe.

Slovníček projekťáka a jak je to s pojmy v praxi

Projektový manažer

Jako projekťáka vás čeká mít na starosti celý projekt od jeho zahájení až po jeho dokončení (v ideálním případě). Budete koordinovat tým/y, řídit časový plán, rozpočet a kvalitní doručení výstupů. Vaším hlavním úkolem je zajistit, že projekt probíhá podle plánu a že všechny fáze jsou dokončeny včas, v rámci rozpočtu a s požadovanou kvalitou a o všem informovat relevantní osoby.

Sponzor

S touto osobou na projektu řešíte všechny zásadní rozhodnutí, která mohou mít vliv na směr projektu, jeho rozpočet nebo termíny. V praxi bohužel sponzora často "nemáte" a musíte tak zjistit jeho zástupce a jak získat klíčová rozhodnutí. Doporučení - nenechte sponzora vymýšlet, navrhněte mu varianty řešení vy!

Steering commitee

Skupina, které budete předkládat klíčové rozhodnutí a pokroky projektu. Tzv. "stýrko" sleduje postup projektu a vyžaduje pravidelný reporting. Na schůzkách prezentujete status projektu, případné problémy a získáváte schválení pro další kroky/získání dalších peněz na projekt atp.

Project Management Office PMO

Pro projekťáka to znamená místo, kde vzniká metodika a nastavují se standardy, kterých se musí při práci držet. PMO také monitoruje, koordinuje a hodnotí všechny projekty ve firmě a spravuje portfolia projektů.

Senior supplier 

Je jedním z klíčových partnerů na projektu, zejména pokud jde o dodání zdrojů a zajištění kvality. Jeho úkolem je zajistit, že všechny dodávky odpovídají specifikacím a standardům. 

Senior user

Reprezentuje hlavní uživatele a jejich potřeby. Od této role očekáváte, že poskytne jasné požadavky, zpětnou vazbu k navrhovaným řešením a zajistí, že výsledky projektu budou v souladu s očekáváními koncových uživatelů. Jeho úkolem je definovat, jaké vlastnosti a funkce jsou pro uživatele nejdůležitější. Ptejte se a ověřujte si, zda je vaše dodávka opravdu podle představ!

Plán

I když se plán vytváří na začátku projektu s cílem mít jasný přehled o všech fázích a aktivitách, není to záruka, že bude platit po celou dobu. V praxi se často stává, že projekt čelí změnám v rozsahu, termínech nebo požadavcích. Je důležité umět plánovat než mít plán.

Project charter

Dokument, kterým formálně zahajujete projekt a poskytuje základní informace o jeho cílech, zúčastněných stranách, rozsahu a hlavních výstupech. Projektový charter často obsahuje i prvotní odhady nákladů a času. Je dobré si k jeho vytvoření vzít 'business architekta', který zasadí váš projekt do celkového kontextu firmy.

Kritická cesta

Jako projekťák si musíte zjistit aktivity, které se vám nesmí zpozdit, jinak projekt nedodáte včas. Na tyto aktivity si dávejte největší pozor. Podle jejich plnění se vám lépe bude reportovat stav projektu a budete vědět, zda se blíží přeplánování a krize, nebo jestli jste "v suchu".

Work/Product Breakdown Structure 

WBS/PBS je hierarchická struktura, která rozděluje projekt na menší, snadno řiditelné úkoly a aktivity. Pro projekťáka je WBS/PBS klíčová pro efektivní plánování, přiřazení zdrojů a stanovení odpovědností, sledování pokroku a řízení času a nákladů. Pomáhá jasně definovat všechny fáze projektu a usnadňuje komunikaci v týmu. Ohlídejte si, že každý úkol ve WBS je dostatečně podrobný, aby bylo možné snadno přiřadit termíny dodání, zdroje a zodpovědnosti.

Scope

Jako projekťák si co nejdříve se sponzorem jasně vydefinujte, co je scopem projektu. Zaevidujte to a nechte si to schválit!  Pokud byste neměli správně takzvaně "zascopováno", bude se vám při přicházejících změnách špatně dokazovat, že daná změna nebyla na začátku v zadání. Je to další z metod, jak ochránit sebe i projekt při budoucích překážkách!

Change request

Zásah do vašeho plánu. Když dojde k potřebě změny, například požadavku na úpravu rozsahu nebo termínu, je nutné vypracovat change request, který se musí schválit. Každá změna může mít vliv na časový rámec, rozpočet a kvalitu projektu, takže je důležité, aby každý change request byl zdokumentovaný a analyzovaný. Nepodceňte to!

Kick-off meeting

Tohle nepodceňte! Na tuto schůzku pozvěte všechny klíčové zúčastněné strany – členy týmu, stakeholdery, sponzor, PMs spolupracujících týmů a případně i externí partnery. Představujete zde hlavní cíle projektu, klíčové termíny, odpovědnosti a metodiku, kterou budete používat. Výstupem by mělo být jasné pochopení všech, co a jak bude probíhat, co se od jednotlivých členů týmu očekává a jaké jsou klíčové milníky projektu.

Meeting minutes

Zápisy ze schůzky jsou opravdu důležité, protože slouží jako oficiální záznam toho, co bylo během schůzky projednáno a jaká padla rozhodnutí. Pomáhají zaznamenat akční kroky, jsou oficiálním dokumentem pro audity i zpětné analýzy a jasně uvádí, kdo je za co odpovědný.

Rizika a issues

Evidujte revidujte! Včasnou evidencí a prací s riziky a issues chráníte nejen projekt, ale i sebe. Každý projekt má od začátku několik rizik, se kterými je potřeba pracovat. Snažte se vždy zajistit vlastníka rizika a pracovat s ním!

Fáze projektu

Pojďme si blíže popsát jednotlivé fáze projektu a co by projekťák měl v jednotlivých fázích dělat a na co si dát pozor.

Iniciační fáze

Co se v této fázi děje? 

V iniciační fázi se projekt definuje, tedy se stanoví, proč projekt existuje a jaké potřeby řeší. Cílem je získat povolení k zahájení projektu a jasně definovat cíle, rozsah a zdroje, které budou potřebné. Zároveň se v této fázi začínají identifikovat klíčoví stakeholdeři, projektový tým a počáteční rizika. Fáze je kladně uzavřena, když je projekt oficiálně schválen a zdroje jsou přiděleny.

Kdy začíná a kdy končí:

  • Začátek: Když je identifikována potřeba projektu nebo problém, který je třeba vyřešit - tj. schválení iniciativy.
  • Konec: Fáze končí, když je jasně stanoven cíl, rozsah a povolení pro zahájení realizace.

Koho projekťák potřebuje k zahájení/ukončení fáze:

  • Začátek: Sponzor projektu, klíčoví stakeholdeři.
  • Konec: Sponzor projektu, vedení organizace, projektový tým.

Artefakty:

  • Business Case – dokument, který stanoví důvod a přínosy projektu - v této fázi vám postačí high level (nikdo není schopný na začátku dát například odhady na korunu přesně).
  • Project Brief – stručný dokument, který obsahuje základní informace o projektu, včetně cílů a rozsahu - najdete ve slovníčku.
  • PID (Project Initiation Document) – dokument popisující detaily projektu a jeho plánování (podle metodiky PRINCE2).

Na co si jako projekťák dát pozor:

  • Nedostatečné definování rozsahu projektu může vést k nejasnostem později v průběhu projektu.
  • Špatně vydefinované cíle a úkoly mohou způsobit, že tým nebude mít jasnou představu o požadavcích.
  • Zajištění správné komunikace s klíčovými stakeholdery – jejich souhlas a podpora jsou nezbytné pro úspěch projektu.

Plánovací fáze

Co se v této fázi děje?

Během plánovací fáze se vytváří podrobný plán projektu, včetně rozdělení úkolů, harmonogramu, nákladů a alokace zdrojů. Cílem je vytvořit plán, který bude sloužit jako základ pro realizaci a kontrolu - pouze základ, projektový plán se vám vždy změní! Dále se stanoví metody a nástroje pro řízení projektu.

Kdy začíná a kdy končí:

  • Začátek: Jakmile je projekt schválen a stanoven základní rámec.
  • Konec: Fáze končí, když je vytvořen detailní plán, který je schválen a připraven k realizaci.

Koho projekťák potřebuje k zahájení/ukončení fáze:

  • Začátek: Projektový tým, klíčoví stakeholdeři.
  • Konec: Sponzor, projektový tým.

Artefakty:

  • Project Plan – podrobný plán, který obsahuje harmonogram, náklady, kvalitu, rizika, přidělené úkoly a zdroje.
  • Risk Register – záznam rizik s hodnocením a plány mitigace.
  • Quality Plan – plán zajištění kvality a kontrolních mechanizmů.
  • Communication Plan – plán komunikace mezi týmem a stakeholders.

Na co si jako projekťák dát pozor:

  • Nedostatečně realistický časový rámec může vést k nerealistickým očekáváním.
  • Nedostatečná analýza rizik – projekťák musí mít dobře zmapována všechna rizika a plány pro jejich mitigaci.
  • Komplexita plánu – přehnaně podrobný plán může být příliš náročný na správu, zatímco příliš zjednodušený plán nezachytí důležité detaily.

Realizační fáze

    Co se v této fázi děje?

    V realizační fázi se projekt realizuje podle plánu. Tým plní úkoly, a projekťák musí sledovat pokrok, řídit zdroje, řídit rizika a komunikovat se všemi zainteresovanými stranami. Fáze zahrnuje také kontrolu kvality a zajištění dodržení plánovaných termínů a nákladů.

    Kdy začíná a kdy končí:

    • Začátek: Jakmile jsou všechny plány schváleny a zdroje jsou připraveny.
    • Konec: Fáze končí, když jsou dokončeny všechny hlavní výstupy a produkt je připraven k dodání.

    Koho projekťák potřebuje k zahájení/ukončení fáze:

    • Začátek: Projektový tým, dodavatelé, všechny zainteresované strany.
    • Konec: Projektový tým, klíčoví stakeholdeři, sponzor projektu.

    Artefakty:

    • Work Packages – jednotlivé balíčky úkolů, které jsou rozděleny mezi členy týmu.
    • Highlight Reports – pravidelné zprávy o stavu projektu.
    • Issue Log – log problémů, které je třeba vyřešit během realizace.
    • Quality Log – záznamy o kontrolách kvality a jejich výsledcích.

    Na co si jako projekťák dát pozor:

    • Přetížení týmu – realizace projektu musíte pečlivě monitorovat a kontrolovat, zda se na jednotlivé členy týmu nevali příliš mnoho práce, která není v daném čase stihnutelná.
    • Změny v rozsahu – projekťák by měl dbát na správnou kontrolu změn, aby se projekt nevychýlil od původního plánu. A pokud se vychýlíte, mějte správně zpracovaný change request (který samozřejmě nezapomenete zadat do change registru).
    • Komunikace a reporting – pravidelná a efektivní komunikace je klíčová k prevenci problémů a zajištění informovanosti všech zainteresovaných stran.

Monitoring a kontrola

    Co se v této fázi děje: V realizační fázi se projekt realizuje podle plánu. Tým plní úkoly, a projekťák musí sledovat pokrok, řídit zdroje, řídit rizika a komunikovat se všemi zainteresovanými stranami. Fáze zahrnuje také kontrolu kvality a zajištění dodržení plánovaných termínů a nákladů.

    Kdy začíná a kdy končí:

    • Začátek: Jakmile jsou všechny plány schváleny a zdroje jsou připraveny.
    • Konec: Fáze končí, když jsou dokončeny všechny hlavní výstupy a produkt je připraven k dodání.

    Koho projekťák potřebuje k zahájení/ukončení fáze:

    • Začátek: Projektový tým, dodavatelé, všechny zainteresované strany.
    • Konec: Projektový tým, klíčoví stakeholdeři, sponzor projektu.

    Artefakty:

    • Work Packages – jednotlivé balíčky úkolů, které jsou rozděleny mezi členy týmu.
    • Highlight Reports – pravidelné zprávy o stavu projektu.
    • Issue Log – log problémů, které je třeba vyřešit během realizace.
    • Quality Log – záznamy o kontrolách kvality a jejich výsledcích.

    Na co si jako projekťák dát pozor:

    • Přetížení týmu – realizace projektu musíte pečlivě monitorovat a kontrolovat, zda se na jednotlivé členy týmu nevali příliš mnoho práce, která není v daném čase stihnutelná.
    • Změny v rozsahu – projekťák by měl dbát na správnou kontrolu změn, aby se projekt nevychýlil od původního plánu. A pokud se vychýlíte, mějte správně zpracovaný change request (který samozřejmě nezapomenete zadat do change registru).
    • Komunikace a reporting – pravidelná a efektivní komunikace je klíčová k prevenci problémů a zajištění informovanosti všech zainteresovaných stran.

Ukončovací fáze

      Co se v této fázi děje? 

      V závěru projektu se zajišťuje, že všechny požadavky byly splněny, výstupy jsou dodány zákazníkovi a projekt je formálně uzavřen. Fáze zahrnuje hodnocení výkonnosti projektu a zaznamenání poznatků, které mohou být využity v budoucích projektech.  

      Kdy začíná a kdy končí:

      • Začátek: Jakmile je hlavní produkt nebo služba hotová a připravena k předání.
      • Konec: Fáze končí, když je projekt oficiálně uzavřen, a všechny formality jsou dokončeny.

      Koho projekťák potřebuje k zahájení/ukončení fáze:

      • Začátek: Projektový tým, klíčoví stakeholdeři, sponzor.
      • Konec: Projektový tým, sponzor projektu, zákazník.

      Artefakty:

      • Project Closure Report – finální zpráva, která sumarizuje výstupy projektu.
      • Lessons Learned Register – dokument, který zaznamenává zkušenosti a poučení z projektu pro budoucí projekty.
      • Final Product or Service – finální výstup, který je předán zákazníkovi nebo uživatelům.

      Na co si jako projekťák dát pozor:

      • Zanedbání dokumentace a zpětné vazby může znamenat ztrátu cenných informací pro budoucí projekty.
      • Nejasné předání produktu nebo služby – musí být provedeno důkladně a s odpovídajícími kontrolami kvality.
      • Zajištění správného uzavření smluv s dodavateli a partnery.

Waterfall, Agile nebo Hybrid?

Waterfallové projekty

Struktura, plánování a kontrola

Pokud jako projektový manažer nastoupíte do prostředí řízeného metodikou Waterfall, čeká vás projekt s pevně danými fázemi – analýza, návrh, implementace, testování a nasazení. Vše probíhá sekvenčně a jakmile se posunete do další fáze, zpět už se nevracíte (nebo jen za cenu velkých úprav).

👉 Co vás čeká?

  • Důkladné plánování na začátku – musíte mít dobře definovaný rozsah (scope), rozpočet a časový harmonogram.
  • Silná dokumentace – od projektové karty, přes WBS až po podrobné zápisy ze schůzek.
  • Pevně stanovené milníky – průběh projektu kontrolujete pomocí fáze-gate přístupů.
  • Řízení změn – jakákoliv odchylka od plánu vyžaduje formální schválení (např. Change Request).
  • Tlak na dodržení rozpočtu a harmonogramu – změny jsou nákladné, proto je cílem co nejvíce se jich vyvarovat.

Waterfall je vhodný pro projekty s jasně definovanými požadavky, bez velkých změn v průběhu (např. migrace, implementace ERP systémů). Nevýhodou je menší flexibilita – když na konci zjistíte, že něco nesedí, není čas na velké úpravy.

Agilní projekty

Flexibilita, rychlé dodávky a iterace

Naopak v agilním prostředí se nespoléháte na striktní plán včetně pevně stanoveného financování od začátku do konce, ale projekt rozdělujete do menších iterací (sprintů), které na pravidelné bázi doručují dílčí celky a viditelnou hodnotu již v průběhu projektu.

👉 Co vás čeká?

  • Iterativní vývoj – místo velkého plánu na roky dopředu pracujete v krátkých cyklech (např. Scrum sprinty po 2 týdnech).
  • Úzká spolupráce s týmem a zákazníkem – zpětná vazba je klíčová a rozhoduje o dalším směřování projektu.
  • Menší důraz na dokumentaci – agilní přístup preferuje "fungující software před obsáhlou dokumentací" (ale ve větších firmách dokumentaci stejně budete muset řešit).
  • Denní stand-upy a retrospektivy – pravidelné synchronizace, kde se řeší progres a překážky.
  • Neustálé přizpůsobování – pokud se změní požadavky, projekt se flexibilně upraví.

Agilní řízení se hodí pro prostředí, kde je potřeba rychlá adaptace na změny, například vývoj softwaru nebo kreativní projekty. Nevýhodou může být nejasný konec projektu, pokud nejsou dobře nastavené hranice a očekávání.

Realita? Hybridní přístup!

Ve skutečnosti se většina projektů neřídí ani čistě Waterfallem, ani čistě Agilně – nejčastěji se setkáte s hybridním modelem. Firmy se snaží skloubit výhody obou přístupů, aby dosáhly co nejlepšího výsledku.

Co se v hybridním řízení nejčastěji kombinuje?

1️⃣ Řízení a plánování podle Waterfallu

✅ Fixní rozpočet a harmonogram – na začátku projektu je potřeba jasně stanovit finanční rámec a hlavní milníky.
✅ Základní rozsah (scope) – definují se klíčové dodávky, ale jejich detaily mohou být flexibilní.
✅ Formální řízení rizik – rizika se identifikují předem a nastavují se plány mitigace.
✅ Důraz na dokumentaci – určité reporty a výstupy musí být formálně evidovány (např. status reporty, risk log).

📌 Příklad:
Ve firmě implementujete nový CRM systém. Na začátku jasně určíte, že projekt poběží 6 měsíců a rozpočet je 2 miliony Kč. Definujete klíčové cíle (např. migrace dat, integrace s ERP), ale detaily některých funkcionalit budete ladit postupně.

2️⃣ Exekuce a vývoj podle Agilu

✅ Iterativní dodávky – místo dlouhé fáze vývoje se řeší menší dodávky po částech.
✅ Flexibilita v požadavcích – některé prvky projektu se mohou měnit na základě zpětné vazby.
✅ Zapojení uživatelů – klíčoví stakeholderi se podílejí na tvorbě a testování, aby byl výsledek užitečný.
✅ Agilní meetingy – pravidelné stand-upy, retrospektivy, review session.

📌 Příklad:
V rámci CRM projektu se rozhodnete, že základní implementaci systému dokončíte jako první fázi Waterfallově, ale jednotlivé funkcionality (např. reporting, automatizace e-mailů) budete vyvíjet v iteracích podle priorit uživatelů.

Správná kombinace

Waterfall projekťák

🔴 Kde je potřeba Waterfallový přístup?

Rozpočet a termíny

– musí být jasně stanovené a kontrolované.

Řízení rizik

– projekťák musí mít přehled o potenciálních problémech a řešit je předem.

Pevné milníky

– některé části projektu je nutné dodržet bez odkladů (např. legislativní požadavky).

📌 Příklad:
U CRM projektu musíte dodržet pevný termín migrace dat, protože starý systém přestane fungovat k určitému datu.

Agile projekťák

🟢 Kde je vhodné být agilní?

  • Prioritizace úkolů – některé funkcionality nebo požadavky se mohou měnit podle aktuálních potřeb.
  • Iterativní testování a zpětná vazba – průběžné testování minimalizuje riziko velkých chyb na konci projektu.
  • Zapojení uživatelů do vývoje – umožňuje rychlé úpravy podle jejich reálných potřeb.

📌 Příklad:
Funkce CRM dashboardu mohou být vyvíjeny agilně – začnete s jednoduchou verzí a postupně ji rozšiřujete na základě zpětné vazby uživatelů.